Resúmen de la Resolución 2021-0112

RESOLUCION RE-SERCOP-2021-0112 que define Reformas a la RES-2016-0000072 publicada en el REG. Oficial No. 425 de 29 de Enero de 2018

1.- Ampliación del concepto de Bienes: “4.2 Bienes (en general).- Cosas corporales e incorporales de naturaleza mueble o inmueble que requiere una entidad contratante para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus atribuciones y fines, a través de la utilización o consumo de estos.”

2.- Ampliación del concepto de Obra: “36.1 Obra.- Construcción, reconstrucción, remodelación, mantenimiento, mejoramiento, demolición, renovación, ampliación, instalación, habilitación, y en general cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles o sobre el suelo o subsuelo, tales como edificaciones, túneles, puertos, sistemas de alcantarillado y agua potable, presas, sistemas eléctricos y electrónicos, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieran dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos. En caso de que las actividades o trabajos no cumplan con las características antes expuestas, el objeto de la contratación corresponderá a la prestación de un servicio.”

3.- Ampliación del concepto de Servicio: 65.1. Servicio (en general).- Prestaciones de hacer, consistentes en el desarrollo de una actividad o labor temporal, que realiza un proveedor, para atender una necesidad de la entidad contratante, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminada tal prestación.”

4.- Ampliación del concepto de Estudio de Mercado:

a) Consideraciones de análisis previas a la definición del Presupuesto Referencial

b) Las proformas o cotizaciones que se utilicen en el Estudio de mercado para la definición del Presupuesto Referencial se deberá desglosar individualmente el bien o servicio y especificando el código CPC con su respectivo precio por unidad o ítem.

c) Si el proveedor entregará bienes o servicios de forma sucesiva y por precio unitario sin que la cantidad total se pueda establecer con exactitud, debido a que se entregará a la Entidad Contratante según la necesidad, se establece que la Entidad no contemplará la cantidad de unidades requeridas.

5.- Aclaración del uso de la Firma Electrónica:

a) Se define que toda documentación relevante en las fases Preparatoria, Precontractual y Contractual inclusive las ofertas deberán estar firmadas electrónicamente y validadas con FIRMAEC (Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información) tanto por las Entidades Contratantes y por los Proveedores.

b) Las ofertas presentadas por los Proveedores serán válidas únicamente si tienen firma electrónica y con el sistema FIRMAEC.

c) Si la oferta de los Proveedores tienen anexos o documentación de respaldo y que hayan sido suscritos o emitidos por un tercero con firma manuscrita, éstos deberán ser digitalizados y firmados electrónicamente por el Proveedor.

d) La Entidad Contratante entenderá como presentación de documentación e información de manera física, a la presentación de ésta en algún dispositivo de almacenamiento magnético (memorias USB, pendrive, etc.). Se recomienda que la Entidad Contratante, reciba también ésta información por correo electrónico.

e) Si una oferta presentada a la Entidad Contratante con firma manuscrita digitalizada y no con firma electrónica, se podrá convalidar con el Proveedor y solicitar que firme la oferta con firma electrónica.

6.- Aclaración RUP y CPC del Proveedor

a) El Proveedor que se inscriba en el RUP deberá especificar los códigos CPC que guarden relación directa con la actividad económica, principal o adicional, registrada en el RUC.

b) Para la habilitación de RUP de consorcios, sus miembros deberán cumplir lo mencionado anteriormente.

c) IMPORTANTE: La Entidad Contratante no podrá descalificar una oferta porque el Proveedor no tenga en su RUP un CPC especificado; el texto original dice: “La verificación y control de lo previsto en este artículo le corresponde exclusivamente al SERCOP, por lo que, la entidad contratante no podrá requerir en los pliegos o descalificar una oferta porque el proveedor no cuenta en su RUP con un código CPC específico.”

7.- Se realiza cambios en los artículos relacionados a la Menor Cuantía

a) Se remplazan textos en los artículos 312, 313, 320, 321, 326, 328, respecto a Localidad, Convocatoria, Manifestación de Interés, Selección, Invitación.

b) Se eliminan los artículos 314, 315, 316, 317, 318, 319.

8.- Se realiza cambios en los artículos relacionados a la Emergencia

a) Se remplazan algunos textos en los artículos 361.2  referente a la compra emergente que deberá ser realizada por medio de una selección de proveedores buscando los mejores costos. Así mismo, deberá publicar en el portal del Sercop el proceso para realizar el análisis transparente de las ofertas y que seleccione la más conveniente y que cumpla los requerimientos.

b) Se eliminan los artículos 361.5 y 361.7

9.- Se realiza cambios en los artículos relacionados con la Fase Contractual (Titulo XV).

a) La fase contractual se inicia con la suscripción del contrato administrativo o el instrumento respectivo.

b) El plazo de ejecución se inicia al día siguiente de la suscripción del contrato.

c) Cuando exista anticipo, el plazo inicia al día siguiente de la notificación por escrito por parte del administrador del contrato respecto a la disponibilidad del anticipo.

d) En obras el plazo inicia al día siguiente de la autorización realizada por el Administrador del contrato.

e) En otros casos, con la justificación que corresponda, el plazo inicia de acuerdo a lo especificado en el proyecto de contrato.

10.- Se realizan disposiciones relacionadas con la Administración del Contrato.

a) Todo contrato u orden de compra deberá designarse un Administrador del Contrato.

b) La designación del Administrador la realizará la máxima Autoridad o su Delegado de manera formal y se podrá realizarla a partir de la resolución de la Adjudicación.

c) IMPORTANTE: La designación para ser Administrador del Contrato se podrá objetar (debidamente justificada) dentro del término de 3 días a partir de la notificación en los siguientes casos:

i.  Conflicto de intereses

ii.  Falta de competencia profesional

iii.  Atentar al ejercicio de derechos de los servidores públicos designados (maternidad, paternidad, licencia o derecho que pueda ser una afectación personal).

d) El Contratista (Proveedor) podrá solicitar cambio del Administrador del Contrato por razones debidamente justificadas que puedan alterar la correcta ejecución del contrato.

e) Cuando ocurra el cambio del Administrador del Contrato, se ha establecido el mecanismo de notificación con el informe de actividades de parte del administrador saliente y el plazo de entrega (cinco días término) de toda la información al nuevo administrador, así como la publicación en el Portal del Sercop.

f) Para contratos de mayor complejidad, se permite que el Administrador del Contrato solicite a la máxima autoridad el apoyo de profesionales especialistas en la materia del contrato y emitan informes que garanticen una correcta administración.

g) La Entidad Contratante deberá promover progresivamente que sus servidores obtengan la certificación como Operadores del Sistema Nacional de Contratación Pública.

h)  IMPORTANTE: El Administrador del contrato deberá tener la competencia profesional para administrar y dirigir la ejecución del contrato. En caso de que la Entidad Contratante no cuente en su nómina con personal técnico afín al objeto de la contratación, se podrá contratar la administración del contrato.

i) Se realizan 20 puntualizaciones sobre las funciones comunes del Administrador del Contrato entre las que están las siguientes más relevantes:

i.  Adoptar acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados por el contratista.

ii. Responsabilidad solidaria con el Tesorero la administración de las garantías.

iii. Coordinar con otros profesionales de la Entidad Contratante que sean especialistas y se requieran su intervención para mejor ejecución del contrato.

iv. Notificar la disponibilidad del anticipo al Contratista para cuando exista.

v. Verificar que los movimientos de la cuenta del Contratista correspondan al devengamiento del anticipo.

vi. Puede solicitar el cambio de personal del Contratista si lo considera incompetente. Así mismo, al realizarse el cambio de ése personal, el Contratista deberá reemplazarlo por otro con la misma o mejor capacidad y experiencia.

vii. Reportar a las Autoridades de control cuando el contratista no cumpla con sus obligaciones laborales y patronales conforme la ley.

viii. Verificar el VAE, desagregación y transferencia tecnológica que aplique al contrato.

ix. Manejar y publicar toda la documentación de la fase contractual en el Portal del SERCOP.

x. Armar y organizar todo el expediente de la administración del contrato como evidencia documental a efectos de responder a los órganos de control del Estado.

xi. La finalización del proceso contractual deberá realizarlo el usuario creador del proceso.

11.- Se realizan reformas a los modelos de pliegos de los procedimientos de Menor Cuantía y Cotización de Obras. En particular, no se debe incluir como requisito mínimo “otros parámetros” y en calificación de “Otro(s) parámetro(s) resuelto(s) por la Entidad” se aplicará “hasta 1 punto”.

 

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