La gestión de los expedientes digitales y la firma electrónica en la Entidad Pública

De mi participación en grupos de interés relacionados en Contratación Pública en los cuales estan personas que son funcionarios públicos, proveedores, profesionales de variadas materias y público en general, he identificado que la materia relacionada con la Firma Electrónica sigue presentando repercusiones en varios frentes, uno de ellos, es la expectativa que tienen los funcionarios públicos respecto a qué y cómo  hacer con los expedientes digitales y la firma electrónica.

Al respecto, la Circular SERCOP-2020-022-C de 27 de octubre de 2020 ya menciona en términos generales la respuesta al que hacer con los expedientes digitales

Entonces, el cómo hacer, debería ser planteado por las unidades de Tecnología de las Entidades Públicas.

Así pues, el llevar expedientes organizados por cada proceso de contratación en formato digital que incluya la documentación con las respectivas firmas electrónicas, implicará el levantar o mejorar (para los que ya poseen una) una infraestructura de almacenamiento (hardware/software) con  el sistema de de archivo digital con capacidad de indexado, busqueda y reportería (Sistema Documental). Con este tipo de infraestructura implementada por el área de TI de la Entidad, se debe desarrollar e implementar de manera paralela el Proceso de Contratación que defina como se llevarán los expedientes, quienes deberán actualizar y mantener esa información, así como, establecer los distintos perfiles que deberán ser asignados a todos los funcionarios públicos que intervienen en todas las fases del proceso de contratación.

CONCLUSION

En imagen a continuación me permito realizar una propuesta en términos muy generales de alto nivel en el cual esquematizo una infraestructura para llevar la documentación digital de los procesos de Contratación. Así entonces:

 

Los Proveedores deberán enviar sus ofertas digitalmente y con la Firma electrónica desde cualquier lugar y cualquier dispositivo por medio del internet o desde un servicio de Cloud.

Esta información debe llegar a la infraestructura tecnológica de almacenamiento que contendrá las bases de datos, Sistema Documental de Contratación Pública (expedientes electrónicos), sistemas de respaldos de información, etc. Estos sistemas deberán contar con los mecanismos de seguridad informática que correspondan.

Ya en la red local de la Entidad se tendrá acceso al Sistema Documental de Contratación Pública y por tanto disponible a todos los funcionarios que estan relacionados con el proceso de Contratación.

De ésta manera, los funcionarios no tendrán que preocuparse con el qué hacer y cómo hacer con la documentación digital de los procesos y mas bien, orientar ese tiempo y preocupación en gestionar de manera efectiva y eficiente sus responsabilidades en todas las fases de contratación.